Företag väljer extern mötesbokning

när det är svårt att hitta säljare – ”Perfekt lösning i dagens ekonomi”

I en osäker ekonomi där många företag tvingas vara flexibla, blir det allt mer populärt att ta hjälp av externa mötesbokare. Samtidigt har det blivit både dyrt och svårt att rekrytera skickliga säljare – något som driver på trenden ytterligare.

– Företag vill kunna skala upp och ner snabbt, men de kräver också garanterade resultat. Då är extern mötesbokning en perfekt lösning, säger Peter från Bokare.se, ett företag som märkt av det ökade trycket.

Försäljning i förändring

Säljlandskapet har förändrats drastiskt de senaste åren. Fler beslutsfattare är svåra att nå, inköpsprocesser tar längre tid – och kunder är mer pålästa än någonsin. I den miljön krävs det inte bara skicklighet utan också tid, uthållighet och struktur för att skapa nya affärer.

Men det är just där det brister för många företag idag.

– Många bolag vi pratar med säger samma sak: "Vi får inte tag i bra säljare, och de vi får tag i vill inte jobba med kalla samtal." Det gör att försäljningen tappar fart, säger Peter på Bokare.se.

Det är också därför intresset för att outsourca mötesbokning har ökat explosionsartat – inte bara bland stora bolag, utan även bland startups och småföretag.

Svårt att hitta rätt kompetens internt

Att rekrytera säljare har aldrig varit enkelt, men i dagens läge har det blivit ännu tuffare. Fler seniora säljare söker trygghet snarare än utmaning, medan yngre kandidater ofta saknar uthålligheten för uppsökande försäljning.

– Det är ett tufft jobb att dagligen ta kontakt med människor du aldrig har träffat och sälja in ett möte på några minuter. Många som söker säljjobb idag vill snarare jobba med sociala medier eller account management – inte med prospektering, säger Peter.

För företag som är beroende av en konstant tillväxt av nya kunder är det ett stort problem. Utan ett inflöde av kvalificerade leads står säljteamet still.

Extern mötesbokning som strategi – inte nödåtgärd

Tidigare sågs extern mötesbokning ofta som en tillfällig lösning – något man tog in när man var underbemannad eller hade ett specifikt kampanjbehov. Men idag används det av många företag som en långsiktig strategi.

– Vi har kunder som har arbetat med oss i flera år. För dem är vi en förlängning av deras säljteam, inte ett tillfälligt stöd. De ser oss som en naturlig del av sin tillväxtmotor, berättar Peter.

Det handlar om att snabbt kunna sätta igång leadgenerering utan att behöva lägga månader på rekrytering, onboarding och verktygsuppsättning. Mötesbokningsbyråer har redan processerna på plats och kan börja boka möten inom dagar – ibland timmar.

Ekonomisk oro gör flexibilitet avgörande

I takt med att konjunkturen vacklar och företagen blir mer försiktiga med anställningar, ökar efterfrågan på flexibla lösningar. Här har extern mötesbokning blivit ett givet verktyg.

– Företag vill ha kontroll över sina kostnader. Om man anställer en säljare så sitter man med fasta kostnader oavsett hur många möten den personen bokar. Men när man anlitar en extern partner kan man ofta jobba med prestationsbaserad prissättning, säger Peter.

Det ger företag möjligheten att växla upp när det går bra – och dra ner snabbt om marknaden svajar. En skalbarhet som är svår att uppnå med enbart intern personal.

Kvalitet viktigare än kvantitet

En vanlig fördom om extern mötesbokning är att det handlar om volym snarare än kvalitet – alltså att byråerna fokuserar på att boka så många möten som möjligt, oavsett om de leder till affär eller ej.

Men enligt Peter håller det inte i längden:

– Företagen kräver idag att mötena ska vara kvalificerade. Det räcker inte att bara få till en kalenderbokning – det ska vara med rätt person, i rätt bransch och med ett tydligt behov. Därför lägger vi mycket tid på research och att förstå våra kunders målgrupp.

Enligt Bokare.se inleds varje samarbete med att definiera en Ideal Customer Profile (ICP), ta fram ett starkt pitchbudskap, och sätta upp mätpunkter för att kontinuerligt följa kvaliteten på mötena.

Tekniken hjälper – men ersätter inte det mänskliga

Digitaliseringen har också satt sin prägel på mötesbokning. AI-baserade verktyg används för att hitta rätt leads, automatisera delar av kommunikationen och analysera resultat.

Men tekniken ersätter inte det personliga samtalet – snarare förstärker den det mänskliga arbetet.

– Det är fortfarande i samtalet det händer. Du kan inte automatisera dig till en bra relation med en vd. Däremot kan vi använda smarta verktyg för att veta när och hur vi ska ta kontakt, säger Peter.

Det gör att externa mötesbokare ofta är mer effektiva än interna team – de har både verktygen och vanan.

Sju fördelar med extern mötesbokning:

1. Snabb start – Inga långa rekryteringsprocesser. Produktionen kan börja inom en vecka.
2. Lägre risk – Inga fasta kostnader, försäkringar eller arbetsgivaransvar.
3. Skalbarhet – Öka eller minska insatsen beroende på behov.
4. Expertis – Mötesbokare är specialister, inte generalister.
5. Fokus – Ditt säljteam fokuserar på att stänga affärer, inte jaga möten.
6. Resultatbaserat – Betalning kan ofta kopplas till prestation.
7. Tydlig mätbarhet – Du får löpande statistik och insikter.

Vad ska man tänka på innan man anlitar en mötesbokare?

Att välja rätt partner är avgörande. Alla byråer är inte likadana, och ett dåligt samarbete kan slösa både tid och pengar. Här är några råd från Peter:

• Begär referenser – Hör med andra kunder hur leveransen har varit.
• Kräv transparens – Be om tillgång till samtalsloggar och statistik.
• Sätt tydliga mål – Vad räknas som ett kvalificerat möte? Vilken målgrupp riktar ni er mot?
• Följ upp internt – Se till att mötena verkligen följs upp professionellt. Det är avgörande för att konvertera till affär.

Framtiden: Extern mötesbokning som norm?

Med tanke på hur snabbt företag måste kunna agera i dagens marknad, tror många att extern mötesbokning snart kommer bli lika vanligt som att outsourca IT eller ekonomi.

– Det handlar inte om att ersätta säljare – tvärtom. Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för dem att lyckas. Genom att låta proffs ta hand om mötesbokningen kan säljaren fokusera på det den gör bäst: att bygga relationer och stänga affärer, avslutar Peter.

2025-05-06 - Industritorget