Ny guide ska hjälpa svenskar att skriva mejl

Sju snabba tips som gör dig till ett mejlproffs

Skriva mejl kan väl alla, eller? En undersökning från webbhotellspecialisten STRATO och Sifo visar att många svenskar både stör sig på mejl de tar emot och kämpar med att författa egna. Nu släpper STRATO en guide som ska hjälpa läsaren att undvika fallgropar och välja rätt formuleringar.

En undersökning från webbhotellspecialisten STRATO och Sifo visar att två tredjedelar (66%) av svenskarna rankar mejl som det viktigaste kommunikationsverktyget i arbetet. Det innebär att mejl rankas som viktigare än såväl fysiska möten, videomöten, meddelandetjänster och telefonsamtal. Detta till trots har en majoritet av svenskarna en del utmaningar med just mejl. Bland annat uppgav sju av tio att de har svårt att använda lämpliga formuleringar i mejl, medan nio av tio uppgav att de stör sig på någonting i mejl de tar emot.

Att mejla kan anses vara enkelt, men undersökningens resultat tyder på att det faktum att e-post har funnits i över trettio år och används av många till vardags inte nödvändigtvis är någonting som alla behärskar, egentligen.

Därför har STRATO nu tagit fram en mejlguide som baserat på svaren från en riksrepresentativ panel delar med sig av sakerna att undvika för att inte skapa irritation hos mottagaren, vilka hälsningsfraser som passar bäst och när samt andra tips som ska få läsaren att gå från en mejlmarodör till ett mejlproffs.

Hela listan – sakerna du bör undvika för att inte skapa irritation hos mottagaren
• Stavfel och bristande grammatik
• För sena svar
• Text i versaler
• För mycket text
• Otydlig ämnesrad
• För informella/kamratliga tilltal
• För formella tilltal
• Oengagerade eller standardiserade hälsningsfraser
• Jag stör mig aldrig på mejl som jag tar emot
• Annat

Sju snabba tips som gör dig till ett mejlproffs

• Avsätt tid under arbetsdagen för att läsa igenom och besvara mejl. Sena svar irriterar 44 procent av svenskarna.

• Inled alltid med en hälsningsfras. Den formella “Hej Anders!” eller “Hej Anders,” är den som uppskattas i störst utsträckning bland svenskarna, oavsett om de blir kontaktade privat eller i arbetet.

• Var tydlig redan i ämnesraden med vad ditt mejl gäller. Otydliga ämnesrader irriterar 28 procent av svenska mejlmottagare.

• Håll dig till saken. Mejl med för mycket text stör 34 procent av svenskarna.

• Skippa versalerna. Precis som i samtal vid fysiska möten finns det ingen anledning till att skrika på dina kollegor - så länge du inte har som mål att irritera 42 procent av dem.

• Läs alltid igenom ditt mejl innan du skickar det för att säkerställa att det är rättstavat och inte innehåller grammatiska fel. Stavfel och bristande grammatik är nämligen det som irriterar allra flest. Använd gärna stavningskontrollen i din mejlklient om din leverantör erbjuder det.

• Använd alltid en avslutningsfras. En majoritet föredrar en mycket formell avslutningsfras som “Med vänliga hälsningar” eller “Vänliga hälsningar” oavsett avsändare. Förkortningar uppskattas inte i professionella sammanhang. Mejlar du en vän eller en kollega är dock ”Mvh”, tillsammans med “Allt gott” och “Trevlig helg”, de mest uppskattade avslutningsfraserna.

2023-12-19 - Industritorget