Ett år med GDPR: ännu stor okunskap kring lönespecifikationen - industritorget.se
SÖNDAG 31 MAJ 2020
Följ oss i sociala medier

SENASTE NYTT

- Nyheter inom industrivärlden

Ett år med GDPR: ännu stor okunskap kring lönespecifikationen

Snart ett år efter införandet av GDPR råder det fortfarande osäkerhet bland företag om vilka regler som gäller för att distribuera lönespecifikationen.
Det finns företag som tidigare skickade ut lönebeskeden med e-post, men som valt att ta ett steg tillbaka och åter använder vanlig post, menar Hogias HR-experter Erik Douglasson och Sara Janson.

Som arbetsgivare har man ansvar för att se till att den kommunikationskanal man använder för att distribuera lönespecifikationerna till sina anställda är säker. Sara berättar att det behövs mer information.

- Nu har vi levt med GDPR i ett år och vi ser att det fortfarande finns kunskapsluckor om vilka regler som gäller. Det kan tyckas smidigt att distribuera lönebeskeden via e-post till sina anställda, men eftersom att en lönespecifikation innehåller personuppgifter, och dessutom sådana som klassas som känsliga, så omfattas den av GDPR och då är det otillåtet att använda okrypterad e-post som kanal.

Erik och Sara berättar att det är många, framförallt små och medelstora företag, som inte känner till att den anställde själv inte kan samtycka till att få sitt lönebesked via e-post, utan tror att man har rätt att mejla när medarbetaren själv har sagt okej.

- Datainspektionen är tydliga med att det inte går att kringgå säkerhetskravet att distribuera lönespecifikationerna via e-post. Anledningen är helt enkelt att det är lätt för obehöriga att komma åt känsliga uppgifter via nätet, säger Sara.

”Lönespecifikationen på papper - inte försvarbart 2019”

- Vi besöker företag som fortfarande skriver ut lönespecifikationer på papper för att skicka med vanlig post. Det finns till och med en del företag som tidigare skickade ut lönespecifikationerna med e-post, men som nu valt att backa tillbaka ett steg och skickar lönespecifikationerna per brev, menar Erik.

Även om lagen tillåter att man postar lönespecifikationerna var syftet med GDPR att företag skulle skärpa upp sina rutiner och anpassa tekniken till rådande regler och de moderna verktyg som nu finns.

- Det är varken miljövänligt eller kostnadseffektivt, och inte försvarbart år 2019 att skriva ut lönespecifikationerna på papper. Företag som vill distribuera sina lönespecifikationer säkert, och samtidigt verka för en hållbar samhällsutveckling bör välja att skicka lönebeskeden via sitt lönesystem eller en digital brevlåda. Det är viktigt att det krävs inloggning för att komma åt uppgifterna, till exempel med BankID, säger Erik.

”AGI kräver snabbare löneprocess”

Från januari i år har lönespecifikationen fått en än mer central roll när arbetsgivare nu ska lämna arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) varje månad istället för på årsbasis. Med årlig kontrolluppgift fanns det tidigare utrymme att rätta uppgifter löpande under året när det blivit fel. Eventuella fel kunde lättare justeras mellan månaderna utan att Skatteverket blev involverade.

- Med AGI ställs det högre krav på att lönen blir rätt från början. Annars finns det risk att det kan få ekonomiska konsekvenser för den enskilde. Att skicka lönespecifikationerna med traditionell postgång minskar möjligheterna för den anställde att hinna läsa sin lönespecifikation och agera om uppgifter behöver rättas före arbetsgivaren rapporterar in uppgifterna till Skatteverket den 12:e i varje månad, menar Sara.

- Om arbetsgivaren istället distribuerar lönespecifikationerna digitalt via sitt lönesystem kan den anställde ta emot och läsa var han eller hon än befinner sig, och snabbt återkoppla om det skulle behövas. Arbetsgivaren hinner enkelt rätta före rapporteringen ska ske till Skatteverket.

SENASTE NYTT

- Nyheter inom industrivärlden
2020-05-25
Veidekke bygger vindkraftpark åt Stena RenewableTele2 har lanserat Sveriges första publika 5G-nätAllblästring AB förvärvar Britab ABRenta certifierar sin verk­samhet för kunder och miljöSvebio nöjda med Klimatpolitiska vägvalsutredningen men avvisar två av utredningens förslagBolt lanserar elsparkcyklar i Stockholm
2020-05-22
Technima NORDIC har utvecklat säkerhetshattar för sina aerosoler för säkrare och enklare användning28 nya Volvo hjullastare redo för tjänstgöringABB erbjuder skräddarsydda digitala verktyg och uppstartsservice i takt med att världen återvänder till arbetetSvårigheterna kring finansiering under den fjärde industriella revolutionenDanska personsökarsystem ger säkerhet och snabbare åtkomst till ramperna vid produktions- och logistikplatser.Färsk data från HubSpot visar positiva tecken på återhämtning i SverigePeanta Inventions AB ökar omsättningen med flera miljoner efter juridisk storsegerVattenfall tecknar avtal om klimatsmart fjärrvärme i London5G kommer revolutionera tillverkningsindustrin och driva digital transformation Från problem till lösning – Östersjöns alger ska förädlas till en biobaserad råvara för hygien- och rengöringsprodukter100 dagar med corona - antalet cyberhot har ökat med 33 procentKavli väljer Rejlers som helhetsleverantör av IT-tjänster
2020-05-20
Väderstad lanserar ett nytt innovativt stopphjul till TempoLyckade tester med Litiumjonbatterier Gnosjö Automatsvarvning nomineras till årets klimatprisNu lanseras Verizon Business Data Breach Investigations Report 2020 ABB Power Grids och Stena Recycling i cirkulärt samarbete kring transformatorerFörhoppningsfulla grabbar som investerar för framtidenOKQ8 hjälper Fastighetsägarna MittNords medlemmar till en grönare vardag Ohlssons är den enda certifierade aktören i Skandinavien för underhåll av hydrofilter Dränerande isolerskiva miljövarudeklarerad för ökad transparensLeica Geosystems satsar på uthyrning genom Leica RentalMirola lägger produktionen i SverigeMakita lanserar ny bilningshammare LXT®SeaTwirl får patent i USADells nya Precision Workstations: Mindre, Snabbare, CoolareAtt bygga med limträ har aldrig varit enklareProtolabs utökar kapacitet för 3D-print investerar 12 miljoner euro Tre leveransutmaningar att hantera i CoronatiderLogistic Contractor har rekryterat Johanna Kindlund som teknisk chefMätverktyg för hållbarhetsdata nu tillgängligt för IT produkter
2020-05-19
Finansierings möjlighet för Sveriges industriMagnetgripdon kan lösa uppgifter som andra lyftmetoder inte klararVälj rätt dykrörnorelems nya rullkedjor och kedjehjul boostar kedje­drivare i tunga tillämpningarSaknar du också känslan av att få gå runt på mässor och inspireras?Kommuninvest emitterar 5 miljarder kr i grön obligationPlastförpackningar hetare än någonsin! – Ny förpacknings­konferens i Malmö!Wibax säkrar tillgången till färskt dricksvattenKalmars hittills största sedumtak är på plats!Arbetskraft fördelas om för att hjälpa skogsbruk och lantbruk​Nytt högteknologiskt automationslabb i SkellefteåKalibrering av elsäkerhets­provare hos CA Mätsystem!Smarta val med hållbara lösningar från Procurator PackagingHCL lanserar Virtual Distributed Agile-ramverkDriftsäkerheten avgörande när Borås Schakt AB valde Manitou teleskoplastareZüblin Scandinavia AB och Renta har skrivit ett rikstäckande avtalLK Systems lanserar nytt PushFit-sortiment för både PE-X och PAL
2020-05-18
Ny serie fästen till robotarmarABB levererar laddinfra­struktur till norska ASKOProtek Norr växer genom förvärvVar tredje bil är nu laddbar hos Europcar!Xylem Emmaboda donerar 5000 ansiktsmasker ​Mercedes-Benz bästa generalagent för lastbilar i Sverige. För tredje året i rad!Makita lanserar kolborstfri kapmaskin​Areco Profiles fabrik i Finland återvinner allt
Annonser