Systra sparar 65 procents arbetstid

Vid övergång till e-fakturor

Systra har sparat 65 procents arbetstid vid övergång till e-fakturor från PDF- och pappersfakturor. Samtidigt har bolaget nått break-even för sin investering kring e-fakturor efter bara tio månader, uppger ekonomichefen Madelene Borelid.

Systra AB, verksamt inom innovativa lösningar för hållbart resande med en omsättning runt 350 miljoner kronor, har minskat till 70 procent av en heltidstjänst för administration av fakturor från tidigare två heltidstjänster. Det innebär en minskning med 65 procent på cirka ett år. Personal som tidigare registrerade fakturor kan nu i stället ägna sig åt exempelvis kontroll och kassaflödesanalys.

-Systras erfarenhet är ett bra exempel på fördelarna det finns med att snabbt fasa ut pappersfakturor och därmed spara både tid och administration, säger Joakim Hahne, regionchef för norra Europa på Pagero.

Till 90 procent e-fakturor från 15 procent på ett par år
I början av år 2022 var omkring 15 procent av Systras alla fakturor e-fakturor, vilket till stor del berodde på lagkrav på e-fakturor för kunder inom offentlig sektor. Ekonomiavdelningen fick år 2022 en förfrågan internt om att kunna ta emot e-fakturor vid inköp, till stor del på grund av regulatoriska krav internationellt. Sedan början av år 2024 är cirka 90 procent av alla fakturor e-fakturor, vilket ger en stor kostnadsbesparing. En del manuellt arbete återstår fortfarande för fakturor som saknar inköpsordernummer och därför behöver matchas manuellt mot kvitton.

Nådde break-even efter tio månader
Systra implementerade Pageros e-fakturalösning under det fjärde kvartalet 2022 och kunde räkna hem sin investering i augusti 2023, alltså efter cirka tio månader. Där inkluderas en del PDF-fakturor, som automatiskt skickas till Pagero som omvandlar dem till e-fakturor och skickar dessa tillbaka till Systra. Systra visste att de var på väg att växa, vilket underlättade beslutet att lägga till en konverteringstjänst, som gör att PDF-fakturor kan hanteras digitalt till dess att alla fakturor blir e-fakturor. Före satsningen på e-fakturor var det mycket manuellt arbete med många pappers- och PDF-fakturor, med två personer på leverantörsreskontran.

Ger bättre likviditetsplanering och kassaflödesanalys
E-fakturor innebär inte bara sparad tid för att slippa registrera fakturor utan även att det går snabbare att processa fakturorna. Det ger fördelar kring ekonomistyrning. Systras kassaflödesanalys på 30 dagar är numera mycket pålitlig och även deras likviditetsprognoser är mycket träffsäkra. Det är till exempel mycket lättare att veta om det blir likviditetsbrist eller inte under den kommande månaden.

E-fakturor ger också bättre koll på utgifter och det blir mycket färre betalningspåminnelser till kunder. En annan fördel är att upplärning av dem som ska göra det manuella jobb som återstår går mycket snabbare, det tar numera bara cirka en timma. En ytterligare fördel är att man nu fått bort alla tidigare toppar i samband med månadsskiften, det är numera ungefär lika många fakturor att hantera varje vecka. Förut ägnade man cirka 5–10 minuter per faktura på grund av manuell registrering.

Sammantaget ser Systra flera fördelar med e-fakturor, som minskad arbetstid för registrering och lägre lönekostnader, samtidigt som det förbättrar kassaflödesanalys och likviditetsplanering.

*Bild. Joakim Hahne, regionchef för norra Europa på Pagero.

2024-06-19 - Industritorget