Därför behöver ditt företag en teknikinformatör

Eftersom utvecklare fokuserar mest på den tekniska delen av en funktion, kan dokumentationen ibland bli lite för teknisk och därmed mindre användarvänlig.

I en värld med allt mer avancerad teknik runt omkring oss blir det allt viktigare att företagen som tillverkar produkter gör det enkelt för användare att förstå hur produkterna de utvecklar ska användas. En välutformad bruksanvisning kan medföra glädje istället för frustration.

Teknikinformatörens uppgift är producera tekniskt information som är lätt för användaren att förstå, de åstadkommer detta med tydligt beskrivande texter, förklarande bilder och andra smarta sätt att visa data och information på. En teknikinformatör kan till exempel jobba som teknisk skribent, teknisk illustratör, kommunikatör, informationsutvecklare.

För att visa på hur viktigt teknikinformatörens roll är kommer vi att gå igenom hur det skulle kunna se ut på ett företag som går från att inte har någon dokumentation alls. Till att anställa en teknikinformatör som jobbar heltid med att effektivt producera högkvalitativ teknikinformation med hjälp av ett kraftfullt verktyg som sparar både tid och resurser för företaget.

Föreställ dig ett nystartat företag som precis börjat utveckla en produkt. Till exempel en helt ny typ av 3D-skrivare med flera smarta funktioner. Företaget fokuserar på att utveckla nya funktioner, och dokumentationen är deras minsta bekymmer. Enligt utvecklarna är 3D-skrivarens funktioner så enkla att det är uppenbart hur de fungerar. Som på de flesta företag finns det en person som vet exakt hur varje funktion är uppbyggd i detalj.

När företaget börjar växa blir också 3D-skrivaren mer komplex och får fler och fler nya funktioner. Kunder har börjat köpa produkten men de förstår inte riktigt hur man byter ut skrivarmaterial och känner sig inte helt bekväma med att skruva loss skyddskåporna för att komma åt ordentligt.

Plötsligt har personen som visste allt om 3D-skrivarens komplexa funktioner slutat och börjat på ett nytt företag. Nu är det ingen på företaget som riktigt vet hur alla funktioner fungerar. Det kommer krävas en hel del detektivarbete för att återfå kunskapen om alla funktioner.

Nu är det hög tid för företaget att börja dokumentera sin produkt!

När företaget inser att det behövs någon som skapar dokumentation hamnar uppgiften ofta hos en person som har mycket kunskap om produkten, vilket ofta kan vara en utvecklare. När en utvecklare skriver dokumentation kommer den vara tekniskt korrekt och beskriva exakt vad produkten gör.

Eftersom utvecklare fokuserar mest på den tekniska delen av en funktion, kan dokumentationen ibland bli lite för teknisk och därmed mindre användarvänlig. För avancerade användare som har goda tekniska kunskaper kanske det inte är ett så stort problem. Problemet uppstår när de användare som behöver enkel beskrivning av produkten måste försöka förstå hur varje liten detalj fungerar på egen hand, bara för att kunna använda 3D-skrivarens enklaste funktioner.

De flesta utvecklare vill heller inte skriva dokumentation och anser det vara en tråkig uppgift. Missnöjda utvecklare är bland det sista man önskar på ett företag som tar fram nya produkter.

Hur ska det här företaget komma vidare och samtidigt hålla sina användare och anställda nöjda?

En teknikinformatör jobbar främst med att förenkla tekniskt innehåll utan att innehållet tappar sin tekniska noggrannhet.

Nu har företaget en person som fokuserar helt och hållet på att dokumentera 3D-skrivaren. Utvecklarna kan istället fokusera på att koda nya häftiga funktioner som den tekniska skribenten sedan dokumenterar.

För att en teknikinformatör ska kunna producera kvalitetsdokumentation måste utvecklarna och teknikinformatören ha ett tätt samarbete. Utvecklaren har djup kunskap om specifika delar, medan teknikinformatören har grundläggande kunskaper om många olika saker. Utvecklarna måste dela med sig av sin djupa kunskap så att den tekniska skribenten kan lära sig för att sedan kunna överföra informationen till användarna.

Att ha en teknikinformatör kommer också att göra att dokumentationen får bättre grammatik och mer konsekvent innehåll. Den viktigaste fördelen är att det finns teknikinformatören alltid sätter användarna först. Det innebär att företaget har någon som är helt inriktad på att förstå användarnas problem, utmaningar och behov, detta kommer att återspeglas på ett positivt sätt i produktdokumentationen.

När de anställda börjar inse vad teknikinformatörens roll innebär börjar fler uppgifter och projekt dyka upp: nya verktyg börjar användas, producering av visuellt innehåll, nytt utbildningsmaterial, bara för att nämna några. När arbetsbelastningen ökar kan teknikinformatören bli en flaskhals i produktionen. Eftersom en teknikinformatör inte kan göra allt arbete själv finns det några alternativ att välja på:

• minska dokumentationens omfattning,
• effektivisera arbetet med ett kraftfullt verktyg för teknisk dokumentation,
• anställa fler tekniska författare.

Med ett kraftfullt verktyg som effektiviserar arbetet och gör det tunga jobbet kan även en ensam skribent markant förbättra sin produktivitet. Ibland räcker det med ett riktigt bra system som understödjer teknikinformatören istället för att anställa fler teknikinformatörer.

Flera teknikinformatörer kan jobba tillsammans kompletterar varandras kunskaper. På så sätt kan de producera en större mängd kvalitativ dokumentation på mindre tid. Flera frågor uppkommer dock i takt med att innehållets omfattning ökar.

Hur ska de gå tillväga för att hantera den växande mängden information som kanske också måste översättas till flera språk?

Hur ska de kunna se till att all dokumentation är uppdaterad på alla språk?

Och hur ska de göra för att strukturera och återanvända det material som de skapar?

Med Zerts webbtjänst Zert CLM kan en teknikinformatör skapa, samla, underhålla, och publicera flerspråkig teknisk dokumentation och eftermarknadsmaterial. Samt använda smarta funktioner för återanvändning och översättning av material. Direkt i webbtjänsten kan de även låta utvecklare eller andra personer med spetskompetens granska en hel manual eller specifika delar av dokumentationen.

Zert CLM hjälper dig att förbättra kvaliteten, läsbarheten och upplevelsen av din dokumentation.

Allt ditt material struktureras och förenklas för att sedan kunna återanvändas i många olika sammanhang. Genom att återanvända dokumentationen sparar du upp till 70 % av kostnaderna för nyproduktion, underhåll och översättning.

CLM samlar hela processen från informationseditering till publicering i ett och samma verktyg. Allt du behöver för att arbeta effektivt finns i programmet, och det enda du behöver tillföra är det som du kan bäst: information om produkten.

Kontakta oss om du vill veta mer om Zert CLM!

Annica Eklundh
VD
annica.eklundh@zert.se
+46 (0)950 346 62

2019-10-07 - Industritorget