Justera kontoret för hybridsamarbete

I Sverige lyfts rekommendationerna om distansarbete preliminärt den 29 september 2021. Om ditt kontor inte har förändrats för att stötta de medarbetare som i dagsläget arbetar hemifrån kan det bli svårt att få dem att komma tillbaka

Visa företagsinfo

Enligt en ny rapport uppger 50 % att de inte kommer gå tillbaka till arbeten som inte erbjuder distansarbete framöver. Är ni redo att möta dessa nya krav?

De anställda som började arbeta hemifrån för över ett år sedan är inte samma personer idag. Nu är de mer digitala, använder fler tekniska verktyg än någonsin tidigare, föredrar betydligt flexiblare scheman och är inte längre intresserade av traditionella arbetstider.

Justera kontoret för hybridsamarbete
Innan de anställda kan återvända till kontoret, i någon form, måste detta grundligt analyseras. Två spår är särskilt viktiga, att se över kontoret i mån av säkerhet och kring samarbete.

När det kommer till säkerheten måste vi komma ihåg att många anställda spenderat en lång tid på den säkraste och bekvämaste platsen av alla - hemmet. En undersökning, State of Remote Work 2020 från Owl labs, visar också att 77 % av heltidsanställda anser att alternativet med hemarbete efter pandemin skulle göra dem lyckligare. För att tillgodose de anställdas nya behov finns det ett par faktorer att beakta för att skapa en säkrare atmosfär på kontoret för de anställda:

• Maximera möjligheterna till frisk luft och ventilation
• Implementera extra stationer för hygien på allmänna ytor och toaletter
• Skylta kontoret för att dirigera flödet av människor och för best practice inom hygien
• Följ alla rekommendationer från Folkhälsomyndigheten
• Skapa ytor med flexibel inredning så att anställda kan skräddarsy sin arbetsyta
• Fundera kring hur ni skulle kunna använda vaccinationspass

När kontoret väl blivit en säker plats att arbeta på kan du rikta din uppmärksamhet mot att tillgodose andra primära behov hos de anställda, som t ex att optimera kontoret för hybridsamarbete. Faktum är att majoriteten (90%) av nordiska organisationer planerar sin arbetsplatspolitik och infrastruktur för att anpassa sina arbetsplatser för hybridarbete, visar Owl labs State of Hybrid Work Report 2021.

Steg 1: prata med de anställda
Det är svårt att transformera kontoret till en miljö som stöder de hyrbidarbetande anställda om du inte känner till deras behov. Första steget mot optimeringen är att föra en dialog med anställda och fråga dem saker som:

• Vad gillar du mest med hybridarbete?
• Vilka omständigheter gör att du känner dig trygg med att arbeta från kontoret?
• Vilka förändringar på kontoret hoppas du helst ska implementeras?
• Hur kan vi bättre förändra kontoret för att stötta samarbete?
• Vilka samarbetsverktyg är avgörande?
• Vilka frågor har du när det kommer till hybridarbete?

När du ställt dessa frågor till dina dina anställda och verkligen förstått deras behov kan du börja planera förändringarna på kontoret. När företag går över till hybridarbete spelar tekniken en avgörande roll och det är viktigare än någonsin att stötta medarbetarnas nya “hyflex”- livsstil.

Steg 2: Implementera förändringarna
Nu när du har planerat hur kontoret behöver struktureras om för att stötta hybridarbete är det dags att samla IT-teamet, prata med fastighetsförvaltaren och utföra själva jobbet. Beroende på den återkoppling du fick från de anställda kan förändringarna för att stötta hybrid-samarbete innefatta:

• “Streaming-rum” med uppslukande videokonferensteknik, där hybridarbetande anställda kan ha spontana möten eller videosamtal. Flexibla och högkvalitativa produkter och lösningar som t ex Meeting Owl Pro hjälper till att hålla en stabil funktionalitet
• Rum med fokus på kreativitet med smarta whiteboards för hybridsamarbete och brainstorm-sessioner
• Stationer för att “hyra” teknisk utrustning så att distansarbetande anställda inte alltid behöver ta med sin all sin personliga tekniska utrustning till kontoret
• Telefon-/videosamtalsrum för 1:1-möten
• Allmänna ytor med flexibel inredning där olika team kan samarbeta på plats

Nyckeln är att ständigt hålla koll på de hybrid-anställdas behov. Är varje utrymme så anpassat det kan bli?

Oavsett vad så är framtiden hybrid. De anställda har utvecklats under långa perioder med hemarbete på sätt som vi ännu inte helt har kunnat kvantifiera. Deras professionella behov har förändrats och likaså vad de förväntar sig av en arbetsplats. Framöver kommer inte 100 % av de anställda att vara på kontoret 100 % av tiden. För att anpassa sig efter detta behöver du fundera på hur du kan skapa utrymmen på kontoret, som passar detta skifte. Platser som är inkluderande för alla, såväl fysiskt som digitalt.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Henrik Aare | PR consultant
henrik@nlpr.se | +46 70 598 22 82
Northern Link PR
Banérgatan 12, 115 23 Stockholm
www.northernlinkpr.se

2021-09-21 - Industritorget

Kontaktinformation

Northern Link PR i Sverige AB

070-598 22 82

Se hemsida

Skicka e-post

Kontakter

Karta

Skriv ut
Tipsa

Postadress
Kungsgatan 60
11122 Stockholm

Besöksadress
Kungsgatan 60
11122 Stockholm

Region
Stockholm
Stockholms län
Sverige

Organisationsnummer:
556834-7198

Grundat: Ej angivet
Anställda: Ej angivet

Kontakter

Karta

Välkommen till Northern Link PR.

Vi hjälper företag med nordiska ambitioner.
När det gäller PR och kommunikation, strävar Northern Link PR att vara det bästa valet för företag med svensk eller helt nordiska ambitioner.

Vi ser vikten av meddelanden, strategi och taktik som är nära i linje med dina affärsmål. Därför har vi etablerat kompetens inom en rad tjänster som kan utvecklas och anpassas beroende på din unika situation.

Välkommen att kontakta oss.

Skicka förfrågan